Nr. 89. Drift av beredskap

Formål

Bladet beskriver drift av beredskapen i form av ajourhold av planverk, øvelser og videreutvikling av kompetanse.

Dette VA/Miljø-bladet er ett av fire som omhandler arbeidsgangen fra kartlegging av farer frem til en operativ beredskap:

1. Fareidentifikasjon (nr. 86/2008)
2. VannforsyningsROS (nr. 87/2008)
3. Beredskapsanalyse & utvikling av beredskapsplan (nr. 88/2008)
4. Drift av beredskap (nr. 89/2008)

De fire bladene bygger på Mattilsynets veiledning Økt sikkerhet og beredskap i vannforsyningen (mai 2006) som er tilgjengelig på Mattilsynets hjemmeside /1/

Begrensninger

Mattilsynet vurderer gjennom sin myndighetsutøvelse om planen som vannverkseier har laget utgjør et tilstrekkelig grunnlag for beredskap. Det er vannverkets risikonivå som vil være styrende for et slikt skjønn. Kravet om å ha beredskapsplan gjelder for både store og små vannverk.

Funksjonskrav

Dette VA/Miljø-bladet beskriver hoved-aktivitetene i Mattilsynets veiledning del D på en kortfattet måte. Det forutsettes at VA/Miljø-bladene 86, 87 og 88 er utført.

Løsninger

Mål

Målet med drift og videreutvikling av beredskap er:

• å sikre at beredskapens operative mål kan innfris, og at beredskapen blir kontinuerlig utviklet og forbedret

Dette omfatter alle aktiviteter som utføres i en ordinær driftsituasjon for å sikre at vannverket også kan håndtere en beredskapsituasjon.

Internkontroll

Gjennom krav til systematisk HMS-arbeid, skal vannverket fremme et forbedringsarbeid innen forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukertjenester. Dette følger av § 1 i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter.

• Drift og videreutvikling av beredskapen er derfor en del av vannverkets internkontroll- arbeid.

Det heter videre i § 5 at virksomhetene skal kartlegge farer og problemer, og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.

• Beredskapen må derfor løpende videre- utvikles og forbedres som en del av arbeidet med å oppnå en kontinuerlig risikoreduksjon.

Systemet for drift og videreutvikling av beredskap bør inngå i vannverkets internkontroll- dokumentasjon.

Forankring hos eiere og ledelse

Vannverkets ledelse må fastsette rammene for arbeidet ved å:

• sørge for at det etableres årlige planer med tilhørende mål for beredskapen
• utpeke ansvarlig person for gjennomføring av aktivitetene
• avsette ressurser til kurs, øvelser, anskaff- elser/vedlikehold av beredskapsmateriell

Erfaring fra de fleste bransjer viser at det er spesielt viktig at virksomhetens ledelse er aktive i dette arbeidet slik at beredskap blir tildelt nødvendige ressurser og prioritet.

Årlig planlegging

Vannverket må utarbeide en årsplan som beskriver hvilke aktiviteter som skal sikre forsvarlig drift og videreutvikling av beredskapen.

Antall aktiviteter og ambisjonene må tilpasses vannverkets størrelse og beredskapsmessige utfordringer.

De viktigste aktivitetene er:

• Oppdatering av vannforsyningsROS
• Holde beredskapsplanen oppdatert
• Kursaktiviteter
• Vedlikehold av beredskapsmateriell
• Øvelser
• Dialog og samordning med annen beredskap, og forvaltning av avtaler

Mattilsynets veiledning /1/ vedlegg D1 viser en mal for årsplan.

Årlige mål

Årsplanen må inneholde mål for drift og videreutvikling av beredskapen. Årlige mål innen hver aktivitet er viktig for å ivareta kravet om videreutvikling.

Målene må kunne innfris i løpet av virksomhetsåret, og de bør dekke følgende tema:

• Risikoforhold og planverk

• Kompetanseheving

• Beredskapsmateriell

• Øvelser

Et eksempel på mål innen risikoforhold og planverk er: Fareidentifikasjon og vannforsyningsROS skal innen 1. oktober oppdateres med hensyn på den nye veien og bensinstasjonen langs Lillevannet.

Oppdatere beredskapsplanen

Faktaopplysningene i beredskapsplanen må til enhver tid holdes oppdatert. Dette gjelder spesielt vedleggene med navn, telefon-numre, materielloversikter, tegninger og kart.

Det bør utpekes en person som har det daglige, administrative ansvaret for oppdatering av planen.

• I tillegg til det daglige ajourholdet av bered skapsplanen, bør den gjennomgås hvert år med hensyn på større endringer.

Et godt tidspunkt for årlig gjennomgang av planen er etter en øvelse, eller når en hendelse har inntruffet og ferdig evaluert.

Kurs

Operativ håndtering av en hendelse kan kreve annen kompetanse enn hva som kreves ved daglig drift av vannforsyningen.

Kriseledelse, krisekommunikasjon, førstehjelp, håndtering av beredskapsmateriell og manuell drift av systemer er eksempler på tema for kurs.

Disse kan gjerne holdes internt, for eksempel i tilknytning til øvelser. Samarbeid mellom vannverk om kurs kan være nyttig.

Beredskapsmateriell

Alt beredskapsmateriell må være ført opp i beredskapsplanens ressursoversikt.

Materiellet kan gjerne være i daglig bruk, men bør gis prioritet i forhold til:

• Vedlikehold og kontroll av teknisk status
• Fast lagringssted og enkel tilgang slik at det raskt kan tas i bruk

I tillegg til ordinært forebyggende vedlikehold, bør materiellet inspiseres og eventuelt prøves minst en gang årlig.

Utlån av beredskapsmateriell bør begrenses, og en rutine for utlån bør utarbeides.

Terskelen for å erstatte gammelt beredskaps-materiell med nytt bør være lavere enn for utstyr som ikke er nevnt i beredskapsplanen.

Øvelser

Beredskapen må øves regelmessig. Øvelsene kan være kjent på forhånd, eller uannonserte.

Omfanget avhenger av:

• I hvilken grad beredskapen har vært i bruk den senere tid
• Om beredskapen er nyetablert eller godt utviklet og trenet
• Om det har oppstått endringer i vannverket eller omgivelsene som gir nye beredskaps messige utfordringer
• Vannverkets størrelse og risikonivå

Hvert år anbefales minst to øvelser. Den ene bør være en uannonsert varslingsøvelse, mens den andre kan være en papirøvelse eller materiell-øvelse.

Umiddelbart etter øvelsen foretas en de-brief (fellesmøte). Øvelsesrapporten bør ha fokus på nødvendige justeringer av planverk, personell/kompetanse og materiell.

Varslingsøvelser

Varslingsøvelsen er en sjekk av at registrerte opplysninger om de som varsles er korrekt, og at responstiden samsvarer med operative mål.

I tillegg til å oppnå kontakt med personellet, er det viktig å sjekke ut hvor raskt de kan møte opp på jobb. Derfor bør tid på døgnet og sesong (ferietid) variere fra gang til gang.

Denne type øvelse er lite ressurskrevende sett i forhold til nytteverdien. I tillegg til å sjekke ut faktaopplysninger om varsling, vil øvelsen styrke bevisstheten hos personellet om deres status som beredskapspersonell.

Det er spesielt viktig at varslingsøvelsen også omfatter eksterne parter som vannverkets beredskap er avhengig av. For eksempel viser erfaring at 110-sentralene (varsling av akutt forurensning nær vannverksinstallasjoner) og kraftselskap bør involveres.

Det er svært viktig at varselet startes og avsluttes med setningen «dette er en varslingsøvelse». Varslingsøvelser bør gjennomføres fire ganger årlig eller oftere.

Papirøvelser

En papirøvelse bidrar til at roller avklares, planverk sjekkes ut og personellet blir bedre kjent. Derfor er denne form for øvelser egnet første gang en nyetablert beredskap skal øves.

Denne type øvelser er også egnet til å sjekke ut aksjonsplanene, avdekke logiske svakheter og til å øve problemløsning i team.

I papirøvelser blir fysiske tiltak ikke gjennomført.

De kan deles inn i to typer:

• Scenariobasert papirøvelse
• Sann-tids papirøvelse

En scenariobasert øvelse gjennomføres som et plenumsmøte uten noen form for tidspress.

Planleggingsgruppen utarbeider en detaljert beskrivelse av hendelsen (scenario). Deretter velger gruppen ut noen konkrete utfordringer eller dilemma som beredskapen må ta stilling til.

Problemstillingene drøftes i plenum, og deltakerne kommer frem til enighet om hvordan de ville blitt håndtert i praksis.

Utfordringene bør sorteres i den rekkefølge de oppstår – varsling, mobilisering, aksjonering og normalisering.

Ved en sann-tids papirøvelse utføres handlinger i sann tid som om hendelsen faktisk har inntruffet.

Planleggingsgruppen (simuleringsstaben) må derfor utarbeide en dreiebok som i tidskrono-logisk rekkefølge beskriver informasjon som skal meldes inn til beredskapsorganisasjonen – fra første varsel om hendelsen til simulerte tilbakemeldinger fra arbeidslag om gjennomførte tiltak.

Det kan være aktuelt å invitere noen eksterne aktører til å møte opp. Andre kan bli kontaktet av planleggingsgruppen på forhånd for å avtale at de spiller med.

Resten av omverdenen blir simulert av planleggingsgruppen, det vil si at de under øvelsen nedsetter en simuleringsstab.

En sann-tids papirøvelse er krevende å planlegge, men kan gi god trening i informasjonsflyt, beslutningsevne, krisekommunikasjon og samhandling.

Dersom to vannverk arrangerer øvelser for hverandre, vil dette sikre nyttig utveksling av ideer og erfaringer.

Materielløvelser

En materielløvelse blir til ved at en sann-tids papirøvelse utvides til også å omfatte gjennomføring av beredskapstiltak på skadestedet.

Det er viktig at materielløvelsene gjennomføres med størst mulig grad av realisme, og at simuleringsstaben er i stand til å legge press på beredskapsorganisasjonen.

Dette kan gjøres ved at dreieboken beskriver et stort antall simulerte innspill fra for eksempel:

• abonnenter
• myndigheter
• leverandører av tjenester
• presse
• organisasjoner
• abonnenter

En typisk materielløvelse kan omfatte leveranse av tilkjørt vann (nødvann), omkoblinger i nettet eller manuell drift av vannbehandlingsanlegg.

Avslutning

Mattilsynet har utarbeidet en plakat som viser hele arbeidsprosessen for de fire VA/Miljø-bladene for sikkerhet og beredskap i vannforsyningen.

Denne plakaten kan lastes ned fra Mattilsynets nettsted, se adressen nederst på siden.

SAMMENDRAG

Henvisningene i diagrammet er til Mattilsynets veiledning.

Henvisninger:		Utarbeidet:	november 2008	Norconsult AS
/1/	Økt sikkerhet og beredskap i vannforsyningen. Mattilsynet 2006. www.mattilsynet.no/regelverk/veiledere/vann	Revidert: